Cara Memperbaiki Persediaan Belum Diregister (PBD) 2

Alhamdulillahi robbil ‘alamin, yang menggerakkan hati dan fikiran di hari Sabtu, 16 Juli 2016 untuk menuangkan ide, kritik, uneg-uneg, saran, nasehat, solusi Cara Memperbaiki Persediaan Belum Diregister (PBD) 2.

Sholawat serta salam semoga tercurahkan kepada baginda Muhammad Al Amin. Beliau mengajarkan segala pokok dan bentuk kebaikan bagi sahabat beserta pengikutnya.

pada kesempatan ini perlu dijelaskan perbedaan tulisan ini dan sebelumnya. pada semester 2 2015, ada beberapa satuan kerja (satker) tidak memiliki akun (pembentuk) persediaan, namun belanja barangnya dicatat di aplikasi psedia. sehingga menyebabkan PBD di neraca SAIBA menjadi minus. solusinya ada 2 cara, yakni yang pertama (saran dari Kantor Pelayanan xxx) revisi POK untuk menambahkan akun persediaan. sedangkan kedua (tidak salah tapi sah) menghapus sebagian atau keseluruhan pencatatan belanja barang di aplikasi psedia untuk menyesuaikan dengan neraca di aplikasi Sistem Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN / SIMAK) dan aplikasi Sistem Akuntansi Instansi Berbasis Akrual (SAIBA).
Sedangkan pada semester 1 2016, hampir seluruh satker telah memiliki akun persediaan pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) seperti 5218xx, 523112 dll. Konsekuensinya setiap belanja barang yang menggunakan akun tersebut WAJIB dicatat pada aplikasi psedia. dalam hal pencatatan pada aplikasi psedia terjadi kendala, yakni pada tanggal dokumen dan tanggal buku. seyogyanya tanggal dokumen diisi tanggal kuitansi, sedangkan tanggal buku diisi tanggal Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). beberapa satker memperoleh dan membeli barang menggunakan Uang Persediaan (UP) pada bulan A lalu mengGanti Uang Persediaan (GUP) pada bulan berikutnya. sehingga selisih bulan tersebut juga menyebabkan persediaan belum diregister. Kenapa? Karena periode pelaporan persediaan sejak adanya akun persediaan dilakukan setiap bulan yang menyebabkan transaksi setiap bulannya telah dikunci. Ada 2 solusi untuk permasalahan ini, yang pertama (menurut KPxx) melakukan jurnal manual lalu diungkap di Catatan atas Lapoaran Keuangan. yang kedua merubah tanggal dokumen sesuai dengan tanggal SP2D.

Lalu bagaimana bila sudah dilakukan pencatatan di Aplikasi psedia dan telah dilakukan pengiriman ke aplikasi SIMAK dan SAIBA namun masih terjadi PBD? dari beberapa kasus yang telah diamati ada 2 penyebab utama. yang pertama Arsip Data Komputer (ADK) kirim aplikasi psedia diterima oleh aplikasi SIMAK menjadi berlebih. sehingga menyebabkan PBD pada neraca SAIBA. sedangkan yang kedua jumlah nilai pencatatan belanja barang yang menggunakan akun persediaan tidak sama dengan nilai yang telah terbit SP2D. Lalu bagaimana solusinya? untuk kasus yang pertama lakukan batal terima persediaan pada aplikasi SIMAK sesuai periode yang nilainya berbeda dengan aplikasi psedia. lalu KELUAR – SELESAI dari aplikasi SIMAK (bukan log off). kenapa? bisa jadi faktor Laptop atau PC yang digunakan masih mengakses database aplikasi SIMAK, sehingga walaupun log off apalagi tidak, aplikasi tetap menyimpan nilai persediaan sebelumnya dan akan menambahkan nilai kirim yang baru. Masuk lagi pada aplikasi SIMAK, lalu terima ADK Kirim psedia sesuai periode yang mengalami kendala tersebut. untuk memastikan bahwa nilai persediaan di aplikasi SIMAK tidak menggelembung, klik Utility – Pengiriman ke UAKPA – Kirim Tahun Berjalan. Pilih periode yang diterima ulang, lalu klik Jurnal. hitung kembali nilai PBD tersebut. apakah masih membengkak? tentu tidak. kalau masih, selisih berarti itu kasus baru. lalu bagaimana kasus yang kedua tersebut? langkahnya ada di paragraph berikut.

1. langkah pertama pada aplikasi SAIBA batal terima aset dari UAKPB dan pada aplikasi SIMAK batal terima persediaan, pada aplikasi psedia batal kirim periode yang berkenaan atau Januari hingga Juni 2016. pastikan PBD pada aplikasi SAIBA tidak ada yang minus dengan cara melihat neraca periode 01 hingga 06. pastikan tidak ada nilai persediaan pada aplikasi SIMAK yang bebeda dengan aplikasi psedia dengan cara melihat jurnal periode 01 hingga 06.
2. langkah kedua pada aplikasi SAIBA klik Laporan – Buku Besar – Basis Akrual, isikan tanggal 01-01-2016 SD tanggal 30-06-2016, isikan Kd Perk 117911, klik Proses. di situ tertulis TGL. DOK dan NO DOK (Nomor SP2D). mulai dari sini kita runtut ke Dokumen berikutnya yaitu Surat Perintah Membayar (SPM) dengan cara cetak lampiran tersebut atau catat semua nomor SP2D tersebut. kembali ke menu utama, klik Transaksi – Daftar SPM dan SP2D. tuliskan angka SP2D pada kolom Cari No SP2D. Setelah menemukan nomor SPM dari SP2D tersebut telusuri lagi Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP) dan Kuitansi pada aplikasi Sistem Laporan Bendahara Instansi (SILABI). Seharusnya di kuitansi tersebut tertulis ataupun dilampiri faktur kuitansi nama-nama barang yang diperoleh. Kuitansi, Faktur Kuitansi, Nota atau bukti pembelian lainnya itulah yang menjadi dokumen sumber untuk pencatatan pada aplikasi psedia. sehingga nilai persediaan pada DRPP – SPM – SP2D menjadi sama. bagaimana kalau tidak sama? di sini dituntut tingkat kecerdasan operator.
3. langkah ketiga pada aplikasi Psedia lakukan pengiriman ke aplikasi SIMAK. catat semua nilai PBD setiap periode untuk dibandingkan dengan nilai pada Buku Besar. apakah sudah sama atau masih sama? untuk yang masih sama, silahkan kembali ke langkah sebelumnya. untuk yang sudah sama, lanjut ke langkah berikutnya.
4. langkah keempat pada aplikasi SIMAK lakukan penerimaan ADK persediaan. dan pastikan nilainya sudah sama dengan aplikasi Psedia. apakah sudah sama atau masih sama? untuk yang masih sama, silahkan kembali ke langkah sebelumnya. untuk yang sudah sama, lalu kirim ke aplikasi SAIBA dan lanjut ke langkah berikutnya.
5. langkah kelima pada apikasi SAIBA lakukan penerimaan ADK SIMAK dan posting periode berkenaan. apakah masih muncul PBD? untuk yang masih muncul, silahkan kembali ke langkah sebelumnya.

Demikian satu dari sekian cara memperbaiki Persediaan Belum Diregister (PBD) bagi satker yang memiliki akun persediaan. Semoga selamat dan bermanfaat.